Dynamische PDF-Formulare und Prozesse

Die Motivation

  • wieder nutzen statt wieder erfassen
  • einschränken statt irritieren
  • dynamisch statt statisch
  • verknüpfen statt isolieren
  • kontrollieren statt nachfragen

Am Anfang steht das Formular

Die Verarbeitung von strukturierten Informationen in digitalen Formularprozessen spielt in Unternehmen und Behörden eine entscheidende Rolle. Schon bei der Erfassung dieser Informationen sollten die Daten überprüft und logisch aufbereitet werden, um eine reibungslose Weiterverarbeitung zu ermöglichen.
Der  Adobe LiveCycle ES Designer kann bestehende PDF-Formulardateien bearbeiten, neue Formularlayouts von Grund auf setzen und dynamische PDF-Formulare auf Basis von XML-Technologie erzeugen.
Das Layout von Dokumenten und Formularen passt sich bei der Zusammenführung mit Daten dynamisch an. Je nach Inhalt oder Volumen der Daten werden Design-Elemente hinzugefügt oder entfernt.

Wie geht es weiter mit dem Formular

Für den Workflow der Formulardaten in einem elektronischen Prozess spielt die Datenübergabe und –verarbeitung eine entscheidende Rolle. Dabei können sich folgende Fragen stellen:
Welche Versendungsarten der Formulardaten sind technisch möglich?
Wo und in welcher Form werden die Daten abgelegt?
Wie werden die gesendeten Daten zusammengefasst?
In welcher Form werden die Daten weiterverarbeitet?
Werden Datenschutz und Persönlichkeitsrechte des Nutzers beachtet?

Formularprozesse

Zwei typische Formularprozesse zeigt folgende Grafik.

Abbildung: Prozessvarianten

 

 

Im ersten Prozess wird ein PDF-Formular vom Antragsteller auf seinem PC ausgefüllt. Durch Klick auf den Senden-Button startet die Übertragung des Formulars an den LC-Prozess. Hier durchläuft das Formular verschiedene Bereiche, wie z.B. Posteingang, auslesen der Daten, Verarbeitung der Daten und Zuordnung des Formulars zu einem Bearbeiter. Anschließend lassen sich die Daten in unterschiedliche Ausgaben integrieren. (Beispielprozess: Antragstellung)

Der zweite Prozess verwaltet leere Formulartemplates. Ein Anwender wählt über den LC-Prozess gezielt Daten aus. Diese werden in das dafür vorgesehene Template gerendert. Das Formular durchläuft anschließend einen Workflow und wird am Ende ausgedruckt. (Beispielprozess: Kontoeröffnung in einer Bank)

Bei der Suche nach Antworten auf diese Fragen und der Umsetzung formularbezogener Prozesse sind wir gern behilflich.